Esta sección es de carácter administrativa, es decir, no todos los usuarios registrados en el sistema tendrán acceso a la caja, sino que solo los usuarios que el administrador (admin) designado estime conveniente. Te explicaremos a más detalle las subsecciones y funciones de esta sección.
¡Importante! Cualquier usuario que determines puede hacerse cargo de una caja, sin embargo este usuario debe contar con los permisos o accesos. Medilink cuenta con registros históricos de cada transacción relacionada con cada caja.
Cómo abrir una caja
Al hacer clic en + Abrir caja el sistema mostrará un pequeño formulario:
Explicaremos los campos a continuación, pero antes debes considerar los siguientes pre-requisitos:
- El usuario debe contar con permisos para ejecutar esta acción o ingresar con el usuario administrador (admin).
- El usuario al que deseas asignarle una caja debe tener permisos de recaudación.
En el formulario contamos con 3 campos:
- Responsable: Lista desplegable para seleccionar el usuario al cual se le asignará la caja, recuerde que solo los usuarios con permisos de recaudación aparecerán en la lista.
- Saldo final caja anterior: Campo no editable, mostrará, una vez seleccionado el usuario, el saldo final de la caja anterior (en caso de que el usuario haya tenido una caja anteriormente y de que esta haya sido cerrada con algún saldo final).
- Abono inicial caja: Campo para abonar una cantidad inicial de dinero a la caja.
Una vez que has completado los datos requeridos en el formulario, presiona el botón ABRIR CAJA para crear la caja y el sistema te llevará a la lista de cajas abiertas.
Cómo visualizar movimientos de la caja
Cajas abiertas es la sub sección por defecto, a la que se ingresa al momento de ingresar a la sección Cajas. Es un resumen (lista) de las cajas que se encuentran actualmente abiertas, cada una con un resumen de sus detalles.
Podrás revisar quién es el propietario de una caja, cuando abrió esa caja y el monto recaudado por esa caja. Si quieres conocer cada transacción de la caja debes presionar Ver detalle:
Cómo cerrar una caja
Al cerrar una caja puedes recaudar el dinero que esta posea, es un procedimiento muy simple que veremos a continuación:
- Debes dar clic en Ver detalle de la caja que desea cerrar:
- En el campo "Caja abierta: Ingrese la cantidad de dinero que quedará en la caja luego del cierre" ingresa la cantidad que deseas dejar en caja, '0' para dejar nada.
- Da clic en el botón cerrar caja.
Una vez que cierras la caja de un usuario, ese usuario ya no será capaz de realizar recaudaciones en esa misma caja, por lo que si desea que continúe recaudando, debes abrirle una nueva caja a su nombre o al momento de recaudar se le activará una nueva caja automáticamente.
Visualizar Cajas Cerradas
En esta parte de la sección de Cajas puedes revisar la lista de cajas que han sido cerradas en el tiempo, junto con sus saldos finales, propietarios y fechas pertinentes. A continuación revisaremos las funciones significativas de esta subsección.
Filtrar la lista
Puedes filtrar la lista dispuesta de cajas cerradas a su agrado para facilitar la búsqueda de alguna en particular o para agruparlas de acuerdo a un criterio de su conveniencia. Las opciones de filtro son por usuario, o por fecha.
Ingresa en el campo "Búsqueda por fecha" o "Búsqueda por usuario", busca la fecha o nombre que desees, dependiendo del criterio que desees utilizar. El sistema te mostrará las cajas que concuerden con el criterio utilizado.
Ver detalles/movimientos de una caja
Para ver los detalles de una caja ya cerrada debes seguir los siguientes pasos. Da clic en "Ver detalle" en la caja que desees inspeccionar.
Los datos mostrados en esta subsección son muy útiles a modo de registro, para saber quién se ha encargado de las cajas y los movimientos realizados.
En cada una de las cajas, encontrarán un detalle al presionar IMPRIMIR, el cual mostrará todas las transacciones procesadas durante el período en que la caja estuvo abierta; adicionalmente mostrará pagos eliminados y gastos asociados a la caja.
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