Configurar Tareas de Gestión Automáticas en Medilink (disponible en Plan Titanium)

¿Qué son las tareas automáticas y para que sirven? 

La operación de un centro médico considera asuntos tanto clínicos como administrativos, y existen cuatro actividades que son claves en la operación, que pueden hacer la diferencia absoluta entre una clínica/consulta de bajo rendimiento a una clínica extraordinaria. 

Estas actividades son: 

1. Re-agendamiento de citas anuladas o no asistidas. 
2. Actividad de seguimiento para Captura de Presupuestos. 
3. Seguimiento a pacientes para citas de control.
4. Gestión de recaudación de pacientes.

En la práctica, es muy complicado hacer estas tareas por la cantidad de actividades y dificultad de hacerlas en el momento correcto. Medilink cuenta con un simple módulo de gestión completamente automatizado, que gatilla las tareas de forma automática, para que tú o tu asistente sólo ejecute y fidelice a tus pacientes.

En resumen: ¡dedica el tiempo tuyo y de tu equipo, en las actividades que realmente crean valor!

Si cuentas con el Plan Titanium, te enseñamos a continuación a configurarlas :)

Configuración Tareas Automáticas de Gestión

Con tu usuario administrador, ve a CRM > TAREAS DE GESTIÓN.

Lo primero que debes hacer, es ir a  CONFIGURACIÓN DE PLAZOS. Esto básicamente te permitirá determinar cuando quieres que se genere una tarea automática de seguimiento.

• Tarea de cita: este tipo de tarea se generará a un paciente cuando una de sus citas pase a estado "Anulado" o "No asiste", y no cuente con citas futuras, para que así puedas re-agendarlo.
• Tarea de captura: este tipo de tarea se generará cuando se carguen prestaciones al plan de tratamiento de un paciente, y este presupuesto no esté iniciado ni pagado, para que así puedas dar seguimiento y capturarlo.
• Tarea de control: este tipo de tarea se generará para un paciente cuando se finalice un presupuesto del cual él es parte. 
• Tarea de cobranza: Este tipo de tarea se generará para un paciente cuando se finalice un presupuesto del cual él es parte, y este presupuesto tenga deuda.

Cómo utilizar las Tareas Automáticas

En la primera vista de Tareas de gestión, encontraremos las tareas del día que se han generado automáticamente, y además las tareas atrasadas. Desde acá la persona responsable de la tarea debe realizar la gestión.

Recuerda que las personas que designes como responsables de la gestión de módulos de tareas, deben contar con los permisos necesarios para hacerlo.

En  "Tareas del día" podrás designar un responsable para la ejecución de la tarea, así como el resultado de la misma.

Al ejecutar una tarea, podrás decidir entre:

• El paciente dice OK.
• Volver a contactar en "X" días.
• Cerrar el caso.  

Además de las tareas automáticas (cita, control, captura, cobranza) cuentas con la posibilidad de generar tareas "Personalizadas". Por ejemplo, es un paciente con un tratamiento que requiere contactarlo en una fecha específica, puedes crear una tarea personalizada, desde la ficha del paciente.

Crear tarea personalizada desde ficha del paciente:

• Si tienes activo este módulo, desde el perfil del paciente en DATOS ADMIISTRATIVOS podrás generar una tarea personalizada:

En el ítem ESCOGER EVENTO podrás asociar la tarea a algún tratamiento o consulta en curso del paciente. Por último, podrás visualizar y ejecutar las tareas de gestión desde el perfil del paciente, o desde el módulo de tareas.

Cómo visualizar los resultados de las Tareas de Gestión

Medilink te entregará un reporte gráfico que te va a permitir visualizar la tasa de eficiencia en cada una de la gestión de los por tareas completadas. Para visualizar el panel, debes ir a CRM > TAREAS DE GESTIÓN (recuerda que lo puedes hacer con tu usuario administrador, y si deseas que alguna persona de tu equipo pueda visualizar esto, debes otorgarle los permisos).

Con esta visual, podrás identificar fácilmente cuantas casos de deuda en gestión fueron realmente cobrados, cuantos casos de presupuestos emitidos fueron capturados, cuantos controles fueron agendados y cuantas de las citas anuladas fueron re agendadas a través del módulo de tareas de gestión.