¿Cómo Crear Usuarios en Medilink?

Sigue los siguientes pasos para crear a los profesionales clínicos, y así poder comenzar a agendar pacientes lo antes posible.

Paso 1: Crear el usuario clínico ( con agenda )

Con tu usuario administrador, ir a Administración > Gestión de Doctores > Nuevo Profesional

Una vez dentro, debemos añadir todos los datos solicitados:

Especialidad: seleccionaremos la que aplique para el profesional, (en este punto la especialidad principal, mas adelante puedes agregar especialidades secundarias).

Usuario y Password: asigna las credenciales con la que el profesional se conectará a Medilink.

El Intervalo de Atención: se refiere, al tiempo de atención de cada profesional. El tiempo mínimo que se puede asignar a una cita (no el tiempo de espera entre una cita y otra). Este mismo intervalo será el referente para citas de mayor duración. Ejemplo: si asigna un intervalo de 15 minutos, podrán agendar citas de 15/30/45/60min etc.

¡MUY IMPORTANTE! Debes ser cuidadoso con la definición del intervalo de atención de los profesionales, ya que una vez estén definidos, la única forma de cambiarlos es solicitarlo por correo electrónico a soportemedilink@healthatom.com, ya que cualquier cambio en los intervalos, podrá generar conflictos con las citas ya agendadas.

Paso 2: Crear Contrato del profesional

Si cuentas con el Plan Pro o Titanium, y deseas utilizar el módulo de liquidaciones, debes configurar los contratos de tus profesionales clínicos.

Un contrato en Medilink te permitirá generar liquidaciones automáticas para tus doctores o profesionales de la salud. Si el profesional gana un porcentaje de comisión por los  procedimientos que realiza en la clínica, será necesario configurar un contrato para que Medilink calcule el monto a pagar.

Si estás en la creación del usuario clínico, la segunda ventana que se abrirá luego de crear al usuario, será el paso 2 de 3 que es editar contrato:

Prestaciones donde gana: Corresponde al porcentaje de ganancia que tendrá el odontólogo, sobre los procedimientos que realizó ("el % de ganancia se obtendrá sobre"), debes seleccionar una de las siguientes:

• Acciones clínicas: se considerará el monto pagado por el paciente, exceptuando lo que pagó por concepto de Laboratorio. Ejemplo: Si el paciente paga $200 CLP por una Consulta de atención médica y $40 CLP corresponden a costo de laboratorio, el odontólogo sólo ganará el % que le corresponde de los 160 USD. Que es la verdadera utilidad.

• Todas las prestaciones: la ganancia del odontólogo incluirá costo de laboratorio. Ejemplo: Si el paciente paga $200 CLP por una Consulta de atención médica y $40 CLP corresponden a costo de laboratorio, el odontólogo ganará sobre los $200 CLP.

Tipo de contrato: corresponde a cuándo liberarás el pago de cara al odontólogo. Debes seleccionar una de las siguientes:

• Presupuesto finalizado y pagado: el dinero correspondiente al profesional irá a liquidaciones/nóminas sólo cuando se termine la totalidad del tratamiento y esté totalmente pagado por parte del paciente.
• Prestación realizada y pagada: el dinero se irá a la liquidación/nómina cuando la prestación esté realizada por parte del profesional y pagada por parte del paciente.

Descuento medio de pago: los bancos nos retienen un % de comisión cuando cobramos al paciente con tarjeta de crédito, débito, etc. Si nosotros seleccionamos SI, este porcentaje se descontará de la ganancia del profesional. En caso de seleccionar NO, este monto será asumido como un gasto operacional de la clínica.

Pago de prestaciones con documentos a plazo: corresponde a cuándo liberarás el pago de cara al profesional. Debes seleccionar una de las siguientes:

• Se le pagará al doctor sin importar la fecha de vencimiento: si la prestación está realizada, en el momento de hacer la recaudación, se pasará a la liquidación del profesional la ganancia correspondiente.
• Sólo se liberará la prestación cuyos pagos con documentos a plazo estén cobrados o vencidos: al profesional se le liberará el dinero de su ganancia sólo cuando el cheque esté cobrado y/o pagado.

Prestación por defecto: Esta configuración permite que se le cargue al profesional una prestación del Arancel de precios de forma automática, es decir, cada vez que un paciente tome citas con este profesional, se la añadirá, por ejemplo, una Consulta de atención médica, con el valor definido desde el arancel base.

Paso 3: Configurar  horarios de atención

Si estás en la creación del usuario clínico, la tercera ventana que se abrirá luego de crear al usuario, será el paso 3 de 3, que es configurar sus horarios de atención. De acuerdo a esta configuración, el profesional contará con una agenda disponible.

Debemos entenderlo de la siguiente manera:

• Hora de inicio: hora a la que el profesional atiende su primera cita.
• Hora de término: hora en la que el profesional termina de trabajar.
• La primera hora de inicio que ingreses, definirá las horas posibles de inicio y término de toda la semana, asegurando así que siempre sean un múltiplo del intervalo de atención (recuerda que el intervalo de atención lo asignas al crear al usuario) .
• Si el doctor toma descansos programados (por ejemplo almuerzo o break), dejamos marcada la casilla dar descanso, e indicamos a qué hora inicia y termina el mismo.
• Los días que el profesional no trabaje, marcamos la casilla no atiende y la agenda de ese día quedará inhabilitada.  Es importante destacar que si cuentas con mas de una sucursal/sede, debes crear el horario que corresponda en cada sucursal.

Cómo Crear Usuarios Administrativos

Los usuarios administrativos, son todos los que no utilicen agenda y deban conectarse a Medilink (asistentes, auxiliares, gerentes, supervisores, recepcionistas, cajeras) y estos usuarios contabilizan un cupo dentro de la plataforma.  Para crearlos con el usuario ADMINISTRADOR ingresa a: ADMINISTRACIÓN > USUARIOS > NUEVO USUARIO:

Luego ingresar los datos de este usuario o también lo puedes crear como un usuario genérico, ejemplo: Secretaria, Recepcionista, etc. Es importante elegir el perfil a asignar, pues dependiendo de éste, serán los permisos que el usuario tenga en la plataforma:

En la sección de perfiles puedes crear un set de permisos por defecto por perfil:

Estos permisos no son definitivos, siempre que lo requieran, en cada usuario podrás modificar los permisos de forma individual:

Si en un futuro deseas cambiar permisos de los usuarios, puedes hacerlo entrando a cada perfil y des-seleccionar las cajas con permisos, copiar desde otro usuario, o definir permisos en base a un perfil.

TIP: es preferible que no compartas el usuario administrador con tu recepcionista o asistente; te sugerimos crearles su propio usuario a cada persona de tu equipo, y así puedas ajustar su nivel de permisos de acuerdo al rol que cumplen en la clínica. Recuerda que en Medilink tanto usuarios clínicos como usuarios administrativos consumirán un cupo en el sistema. 

¡Y listo, así es como creo a mis usuarios en Medilink!